1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie in DATEV Eigenorganisation comfort den Digitalen Rechnungsversand sowie den Versand von ZUGFeRD-Rechnungen aktivieren, um Rechnungen an Ihre Mandanten per E-Mail zu versenden.

Die Versandart Digitaler Rechnungsversand ist ausschließlich bei Aufträgen mit folgenden Versandarten möglich:

• Nur Rechnung

• Rechnung und SEPA-Überweisung

• Rechnung und SEPA-Lastschrift

2 Hintergrund

3 Vorgehen

Um den Digitalen Rechnungsversand einzurichten, haben Sie 2 Möglichkeiten:

• Digitalen Rechnungsversand einrichten

• Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

3.1 Einstellungen in der Niederlassung

Auf der Registerkarte kann zwischen Einzelversand und Massenversand (via SMTP) gewechselt werden.

Einzelversand:

Beim Einzelversand wird für jede Rechnung am lokalen Arbeitsplatz eine separate Microsoft Outlook-E-Mail geöffnet, in der der E-Mail-Text angepasst werden kann. Wenn mehrere Rechnungen markiert und fakturiert werden, wird für jede Rechnung eine separate E-Mail erstellt und geöffnet. Der Versand erfolgt anschließend über das E-Mail-Konto des angemeldeten Benutzers. Die versendete Rechnung wird von Microsoft Outlook im Ordner Gesendete Objekte des angemeldeten Benutzers abgelegt und kann dort eingesehen werden.

Massenversand:

Beim Massenversand erfolgt der Versand im Hintergrund über das in Basisdienste E-Mail konfigurierte SMTP-Konto, nicht über das lokale Microsoft Outlook. Der verwendete Absender sowie die zu verwendende E-Mail-Vorlage werden auf der in dem Register ZUGFeRD / Digitale Rechnung in den Einstellungen der Niederlassung hinterlegt. Informationen zur Konfiguration der Basisdienste E-Mail für den Versand via SMTP finden Sie hier: Basisdienste E-Mail – Einstellungen (Dok.-Nr. 0904304).

Die beim Massenversand verwendete E- Mail Vorlage kann in der Registerkarte angepasst werden. Wenn Sie dort auf die Schaltfläche Vorlage Bearbeiten klicken, öffnet sich das Fenster Einstellungen zur Bearbeitung der E-Mail-Vorlage. Hier können Sie auch über das Symbol Ein Bild zum Text hinzufügen ein Logo einfügen.

REA3015 beim Einfügen einer Grafik in der Vorlage für den Massenversand (Dok.-Nr. 1018455)

3.2 Einstellungen in den Mandanten-Stammdaten

Wenn Sie die Rechnungen des Mandanten an DATEV Unternehmen online übergeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungen nach DATEV Unternehmen online hochladen.

Beachten Sie: Die Belegtypbezeichnung in den Stammdaten muss mit der Belegtypbezeichnung des Rechnungseingangs in DATEV Unternehmen online übereinstimmen.

Ist eine Leistung Buchführung vorhanden wird die Beraternummer, Mandantennummer als die Ordnungsbegriffe vorbelegt.

Beachten Sie: Die Ordnungsbegriffe müssen mit dem Bestand in DATEV Unternehmen online übereinstimmen.

3.3 Einstellungen in den Aufträgen

3.4 Versandübersicht zum Kontrollieren der versendeten Rechnungen

Um zu kontrollieren, ob alle Rechnungen fehlerfrei fakturiert und versendet wurden (speziell beim Massenversand), steht Ihnen in der Fakturierung die Versandübersicht zur Verfügung.

In der Versandübersicht hat man einen Überblick aller elektronisch versendeten Rechnungen.

3.5 Unterstützung bei DATEV buchen (kostenpflichtig)

Wenn Sie bei diesem Thema Unterstützung brauchen, bietet DATEV folgende Beratung online:

• Für Steuerberater: Informationen und Buchung

4 Weitere Informationen

• Unterschiede ZUGFeRD 1.0 / Digitale Rechnung und E-Rechnung (ZUGFeRD ab 2.0 und XRechnung) in Eigenorganisation comfort (Dok.-Nr. 1019332)

• Unterschriftserfordernis elektronische Rechnung in Eigenorganisation (Dok.-Nr. 1080768)

• Aufbau E-Mail bei Digitale Rechnung (Dok.-Nr. 1080815)

• E-Rechnung / Digitale Rechnung: Aufträge und Mandanten sortieren in Eigenorganisation comfort (Dok.-Nr. 1071302)

• Digitale Rechnung / E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0): Auftragsvorlagen umstellen (Dok.-Nr. 1071303)