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1006594

Aktuelle Änderungen

19.03.2024

Kapitel 5: Informationen zur Vertraulichkeitsstufe ergänzt.

1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erhalten Sie Informationen zum Zusatzbereich Eigenschaften im Programm DATEV Vorlagenverwaltung.

2 Aufruf

Eigenschaften einblenden
Vorgehen:
1

DATEV Vorlagenverwaltung öffnen, z. B. über die Programmsuche in DATEV Arbeitsplatz.

2

In der Menüleiste: Ansicht | Eigenschaften wählen.

3 Dokumentenmanagement

In der Vorlage definieren Sie Angaben zur Vorbelegung für das Dokument und für dessen spätere Ablage im Dokumentenmanagement.

In Abhängigkeit von Ihrer eingesetzten Dokumentenmanagement-Lösung stehen Ihnen unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Dokumentenmanagement

Ablageoption

Hier legen Sie fest, wie/ob das Dokument nach Erstellung automatisch in DATEV DMS / Dokumentenablage abgelegt werden soll:

  • Keine automatische Ablage: Das Dokument wird nicht automatisch in DATEV DMS / Dokumentenablage abgelegt. Sie haben nach der Erstellung die Möglichkeit, das Dokument in Microsoft Office über die Schaltflächen In DMS speichern / In Dokumentenmanagement speichern abzulegen.

  • Automatische Ablage ohne Dialog: Das Dokument wird automatisch in DATEV DMS / Dokumentenablage abgelegt, ohne dass das Fenster Dokumenteigenschaften geöffnet wird. Wenn Sie auf Basis dieser Vorlage eine E-Mail erstellen, wird diese Option bei der Schriftguterstellung nicht angeboten.

  • Automatische Ablage mit Dialog: Nach Erstellung wird automatisch das Fenster Dokumenteigenschaften geöffnet. Nach Klick auf OK wird das Dokument in DATEV DMS / Dokumentenablage abgelegt.

Ablage-Knigge (nur mit DATEV DMS)

Ermöglicht automatische Vorbelegung von Eigenschaftenfeldern. Weitere Informationen: Ablage-Knigge (Arbeitsbereich) (Dok.-Nr. 1006657)

Bereich

Zum Beispiel Mandanten, Gemeinden, Finanzämter usw.

Ordner

In Abhängigkeit des eingestellten Bereichs.

Register

In Abhängigkeit des eingestellten Ordners.

Beschreibung

Bezeichnung des Dokuments.

Stichworte

Begriffe, die bei einer Dokumentensuche das Auffinden dieses Dokuments erleichtern.

Jahr

Zeitliche Zuordnung des Dokuments.

Monat

Zeitliche Zuordnung des Dokuments.

Status (nur mit DATEV DMS)

Bearbeitungsstatus des Dokuments

Handakte

Hier legen Sie fest, ob das Dokument im Fall einer steuerlichen Außenprüfung

  • Steuerlich relevant ist

  • Steuerlich nicht relevant ist

Schreibschutz

Hier stellen Sie ein, ob Ihre Vorlage schreibgeschützt werden soll oder bearbeitet werden kann.

Archivieren (nach; Archiv)

Ort und Zeitpunkt der Archivierung des mit der Vorlage erstellten Dokuments.

Löschen (nach)

Zeitpunkt, zu dem das mit der Vorlage erstellte Dokument gelöscht wird.

Absender

Absender können im Programm Dokumentenablage selbst erstellt werden.

(Siehe Dokument Absender anlegen (Dok.-Nr. 1006666))

Betreff

Hier kann ein Betreff für das Dokument hinterlegt werden.

  • Wenn Sie auf Basis dieser Vorlage eine E-Mail erstellen, wird der hier erfasste Betreff in die Betreffzeile der E-Mail eingefügt.

  • Wenn Sie auf Basis dieser Vorlage einen Brief erstellen, muss in der Vorlage ein Platzhalter für den Betreff hinterlegt sein. Bei Erstellung wird der hier erfasste Betreff im Dokument eingefügt.

  • Wenn Sie die E-Mail verschlüsselt senden wollen, geben Sie in das Feld {secure} ein.

4 Post, Fristen und Bescheide

Post, Fristen und Bescheide

Beim Speichern Postausgang anlegen?

Hier geben Sie an, ob Sie bei der Schriftguterstellung einen Postausgang anlegen möchten.

Unterstützer Vorlagetyp

Zum Beispiel: Bescheid an Mandant, Einspruch / Widerspruch usw.

Dokumentart

Zum Beispiel: Bescheid, Steuererklärung, USt-Voranmeldung, Fristverlängerung usw.

Steuerart

Zum Beispiel: Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer usw.

Ausgangsart

Zum Beispiel: Päckchen 2000g, Postkarte, Abholung durch Mandant usw.

Veranlagungsmonat

Angabe von zeitlichen Informationen über die Veranlagung.

Veranlagungsjahr

Angabe von zeitlichen Informationen über die Veranlagung.

Empfängergruppe

Zum Beispiel: Mandant, Finanzamt, Gemeinde, Kreditinstitut usw.

5 Schriftguterstellung

Schriftguterstellung

Vertraulichkeitsstufe

Angabe zur Vertraulichkeit:

  • Nicht vertraulich

  • Vertraulich

  • Sehr vertraulich: Bei Verwendung einer Vorlage mit der Vertraulichkeitsstufe sehr vertraulich erhält der Ersteller des Dokuments folgende Hinweismeldung: „Das gespeicherte Dokument enthält vertrauliche Daten. Um den Inhalt vor unbefugtem Zugriff zu schützen, sollten Sie das Dokument mit einem Kennwort versehen.“

Leere Tabellenzeilen / Absätze

Ermöglicht die variable Behandlung von Tabellenzeilen, in denen für die Platzhalter keine Werte gefunden werden.

  • Automatisch unterdrücken: Leere Tabellenzeilen werden im erstellten Dokument nicht angezeigt.

  • Belassen: Leere Tabellenzeilen werden im erstellten Dokument angezeigt.

Makroname

Name des Makros, das im Anschluss an die Schriftguterstellung innerhalb von Microsoft Word oder Microsoft Excel automatisch ausgeführt wird.

Speicherformat für Dokumente

Gibt an, in welchem Dateiformat das erstellte Dokument gespeichert wird. Zum Beispiel: Microsoft Word-Dokument (.docx), Microsoft Word-Dokument mit Makros (.docm)

Verwendung

Klassifizierung der Vorlage als Einzel- oder Serienbrief für die Brieferstellung aus dem Programm Steuern heraus

Dokumenterstellung

Hier geben Sie an, wie die Dokumenterstellung durchgeführt wird:

  • Abhängig vom Dateiformat: Je nach Dateiformat entscheidet das System, ob der OpenXML-Weg oder der Standard-Weg zur Dokumenterstellung verwendet wird.

  • OpenXML: in der Regel schnellerer, neuer Weg der Dokumenterstellung. Kommt nur bei Dateiformaten .dotx, .dotm, .xltx und .xltm zum Zuge.

  • Standard: in der Regel langsamerer, alter Weg der Dokumenterstellung. Kann für sämtliche Dateiformate angewendet werden

Layout-Analyse

Bei der Serienbrieferstellung mit vielen Empfängern kann es bei Vorlagen mit mehreren Abschnittswechseln zu Performanceeinbußen kommen.

  • Standard: Eigenschaft "Abschnittswechsel berücksichtigen (stabiler)" wird angewendet

  • Abschnittswechsel berücksichtigen (stabiler): Sämtliche Abschnittswechsel werden berücksichtigt

  • Abschnittswechsel ignorieren (schneller): Abschnittswechsel werden anders behandelt und die Performance verbessert

6 Weitere Informationen

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