Digitale Belege mit Bankbuchungen verbinden

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1 Über dieses Dokument

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie digitale Belege, welche der Mandant im Programm DATEV Bank online den Kontoumsätzen zugeordnet hat, beim Erzeugen und Bearbeiten von Bank-Buchungsvorschlägen in die Buchung übernehmen können. Sie können hierbei den Beleg mit der Bankbuchung automatisiert oder durch manuelle Nachbearbeitung verknüpfen.

2 Hintergrund und Voraussetzungen

Wenn der Mandant im Programm DATEV Bank online den Kontoumsätzen digitale Belege aus dem Programm DATEV Belege online zugeordnet hat, können Sie im DATEV-Rechnungswesen-Programm diese Belegverknüpfungen in die Bankbuchungen übernehmen. Dafür gibt es 2 Möglichkeiten:

Beim Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge werden die Belegverknüpfungen automatisch aus dem DATEV-Rechenzentrum geholt und in die erzeugten Bank-Buchungsvorschläge übernommen.
Die Bank-Buchungsvorschläge werden zunächst erzeugt. Bei der satzweisen Bearbeitung der Bank-Buchungsvorschläge werden dann die Belegverknüpfungen manuell übernommen.

Voraussetzungen

Sie setzen für den bearbeiteten Mandanten das Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) ein. Die Kontoumsätze des Mandanten werden von der Bank an das DATEV-Rechenzentrum übermittelt. Alternativ werden die Kontoumsätze mit dem DATEV Zahlungsverkehr über das PIN/TAN-Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle) abgeholt und anschließend im DATEV-Rechenzentrum gespeichert.
Der Mandant nutzt das Programm DATEV Belege online (Bestandteil von DATEV Unternehmen online). Die eingescannten oder elektronisch gespeicherten Belege werden regelmäßig im Programm DATEV Belege online hochgeladen (z. B. über Belegtransfer).
Wenn der Mandant DATEV Unternehmen online nutzt, werden die Kontoumsätze in der Regel über das PIN/TAN-Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle) oder das EBICS-Verfahren geholt. Abhängig davon, mit welchem Verfahren der Mandant die Kontoumsätze abruft, muss die Quelle der Kontoumsätze im DATEV-Rechnungswesen-Programm hinterlegt werden:
- EBICS: Im Menü Stammdaten | Banken wählen, mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Einstellungen Bankkontoumsätze wählen. Im Fenster Einstellungen Bankkontoumsätze in der Kategorie Quelle Kontoumsätze aus der Liste Einstellungen für DATEV Rechenzentrum wählen.
- PIN/TAN-Verfahren (Drittanbieter-Schnittstelle): Im Menü Stammdaten | Banken wählen, mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und Einstellungen Bankkontoumsätze wählen. Im Fenster Einstellungen Bankkontoumsätze in der Kategorie Quelle Kontoumsätze aus der Liste Einstellungen für DATEV Zahlungsverkehr wählen.
In DATEV Bank online ordnet der Mandant den einzelnen Kontoumsätzen einen oder mehrere digitale Belege zu, erfasst Notizen und vergibt für die Kontoumsätze einen Status.
Sie besitzen die entsprechenden SmartCard-Rechte für die Programme DATEV Belege online und DATEV Bank online.
Vor dem Holen der Kontoumsätze im DATEV-Rechnungswesen-Programm sollten alle Kontoumsätze mit den entsprechenden digitalen Belegen aus DATEV Belege online verknüpft sein.

3 Variante Automatische Übernahme

Variante 1: Automatische Übernahme der Belegverknüpfung beim Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge

Bei dieser Variante werden die Belegverknüpfungen beim Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge automatisiert den Bankbuchungen zugeordnet.

Um die automatische Zuordnung zu nutzen, aktivieren Sie im Zusatzbereich Eigenschaften in der Kategorie Buchungsvorschläge in der Gruppe Modus Vorschlagsbearbeitung das Kontrollkästchen Zuordnungsinformationen (Zahlungsaufträge, Belegbilder) aus DATEV Bank online abholen. Beim Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge werden die Belegverknüpfungen aus dem DATEV-Rechenzentrum abgeholt und automatisch in den erzeugten Bank-Buchungsvorschlag übernommen. Sie sehen vor dem erzeugten Bank-Buchungsvorschlag in der Ansicht Primanota das entsprechende Symbol .

Sammelüberweisungen oder Sammellastschriften (Sammler) werden anhand der im DATEV Zahlungsverkehr vorhandenen Zahlungsaufträge automatisch aufgelöst.

Handlungsempfehlungen

Wenn Sie Buchungsvorschläge erzeugen, müssen die Kontoumsätze in DATEV Bank online mit den digitalen Belegen verknüpft sein. Wenn den erzeugten Buchungsvorschlägen keine oder nicht alle digitalen Belege zugeordnet sind, löschen Sie die erzeugte Buchungsvorschlagsliste. Sobald der Mandant den Kontoumsätzen alle digitalen Belege zugeordnet hat, erzeugen Sie die Bank-Buchungsvorschläge erneut. Dazu müssen die Kontoumsätze nicht erneut aus dem DATEV-Rechenzentrum geholt werden.
Wenn der Mandant in DATEV Bank online einem Kontoumsatz mehr als einen digitalen Beleg zugeordnet hat, wird für diesen Kontoumsatz keine Belegverknüpfung übernommen. Wenn der Mandant den Kontoumsätzen regelmäßig mehr als einen digitalen Beleg zuordnet, ist daher zu prüfen, ob die manuelle Übernahme der Belegverknüpfung beim satzweisen Bearbeiten der Bank-Buchungsvorschläge besser geeignet ist. Ansonsten müssen Sie Bankbuchungen ohne Beleg-Symbol satzweise kontrollieren.
In DATEV Bank online werden Sammelpositionen anhand der im RZ-Archiv gespeicherten Zahlungsaufträge (Sammellastschriften, -überweisungen) automatisch aufgelöst. Damit im DATEV-Rechnungswesen-Programm die Sammelpositionen beim Erzeugen der Bank-Buchungsvorschläge ebenfalls automatisch aufgelöst werden, müssen die entsprechenden Zahlungsaufträge zum Zeitpunkt des Erzeugens im DATEV Zahlungsverkehr vorliegen. Dies ist gewährleistet, wenn Sie im Zahlungsverkehr einen Abo-Auftrag einrichten, wodurch die Zahlungsaufträge regelmäßig aus dem RZ-Archiv geholt werden.

Weitere Informationen

Bankbuchungen digitale Belege zuordnen in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen (Dok.-Nr. 1036216)

4 Variante Manuelle Übernahme

Variante 2: Manuelle Übernahme der Belegverknüpfung beim satzweisen Bearbeiten der Bank-Buchungsvorschläge

Bei dieser Variante werden die Bank-Buchungsvorschläge zunächst ohne Belegverknüpfung erzeugt. Sie können bei der satzweisen Bearbeitung der Bank-Buchungsvorschläge die Belegverknüpfungen dann manuell zuordnen. Im Fenster Bankbuchungen digitale Belege zuordnen nehmen Sie die manuelle Zuordnung der Belege für die erzeugten Bank-Buchungsvorschläge vor.

	Bankbuchungen digitale Belege manuell zuordnen
	Voraussetzung: Sie haben die Kontoumsätze über das Service-Rechenzentrumsverfahren (RZ-Bankinfo) geholt, daraus Buchungsvorschläge erzeugt und in den Stapel eingefügt. In DATEV Bank online wurden den Kontoauszugspositionen die entsprechenden digitalen Belege zugeordnet. Sie besitzen die entsprechenden SmartCard-Rechte für die Programme DATEV Belege online und DATEV Bank online.
	Vorgehen:
1	Im Menü Erfassen \| Belege buchen wählen.
2	Im Belege buchen auf das SymbolBankbuchungen digitale Belege zuordnen klicken oder im Menü Bearbeiten \| Digitale Belege \| Bankbuchungen digitale Belege zuordnen wählen. Das Fenster Bankbuchungen digitale Belege zuordnen wird geöffnet. Alle Belege, die vom Mandanten im Programm DATEV Bank online dem Kontoumsatz zugeordnet wurden, werden angezeigt. Wenn dem Umsatz kein digitaler Beleg zugeordnet wurde, erscheint im Fenster ein entsprechender Hinweis.
3	Um die digitalen Belege in DATEV Belege online in einen Ordner oder Register abzulegen: Unter Einstellungen Bankbuchungen das Kontrollkästchen gebuchte Belege ablegen aktivieren. Ordner oder Register in der Ablagestruktur auswählen, in den der digitale Beleg bei Bestätigung des Buchungsvorschlags verschoben werden soll. In der Belegübersicht unterhalb des Belegbilds werden alle digitalen Belege angezeigt, die der Mandant der Kontoumsatzposition zugeordnet hat. Wenn der Kontoumsatzposition mehrere digitale Belege zugeordnet wurden, können Sie in der Belegübersicht mit den Tastenkombinationen `Shift` + `Bild auf` bzw. `Shift` + `Bild ab` zwischen den zugeordneten Belegen blättern. In der Quickinfo wird der aktuelle Ablageort des digitalen Belegs angezeigt. Wenn Sie unter Einstellungen Bankbuchungen einen Ordner bzw. ein Register ausgewählt haben, wird der Ablageort nach dem Bestätigen des Buchungsvorschlags aktualisiert. Im Feld Status wird angezeigt, ob die Kontoumsatzposition im Programm DATEV Bank online geprüft wurde. Wenn im Programm DATEV Bank online zum Belegbild eine Notiz erfasst wurde, wird diese Notiz angezeigt. Diese wird nicht automatisch in den Buchungssatz übernommen. Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird die Notiz in die Zwischenablage kopiert und kann dann zum Beispiel in den Buchungstext eingefügt werden.
4	Um das angezeigte Belegbild zu bearbeiten (z. B. vergrößern / verkleinern oder drucken): Auf die entsprechenden Symbole klicken.
5	Um die Belegverknüpfung direkt in den Buchungsvorschlag zu übernehmen: Im Zusatzbereich Eigenschaften in der Kategorie Buchungsvorschläge in der Gruppe Bankbuchungen digitale Belege zuordnen das Kontrollkästchen Digitalen Beleg automatisch mit der Buchung verknüpfen aktivieren. Diese Einstellung ist nur wirksam, wenn dem Kontoumsatz nur ein Beleg zugeordnet ist.
6	Um den digitalen Beleg in den Buchungsvorschlag zu übernehmen: Auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination `Strg` + `Ü` drücken.
7	Um den Buchungsvorschlag zu speichern: Taste `Plus` drücken. Der Beleg wird in der Übersicht als gebucht markiert. In der Buchungszeile erkennen Sie anhand des Symbols , dass der Beleg zugeordnet wurde.
8	Um die Buchungszeile mit dem nächsten Buchungsvorschlag vorzubelegen: Erneut die Taste `Plus` drücken. Die Beleganzeige wird aktualisiert.

Mehrere digitale Belege aufteilen

Wenn mehrere digitale Belege dem Kontoumsatz zugeordnet wurden (z. B. bei einer Sammelzahlung), gehen Sie wie folgt vor:

In der Belegübersicht den Beleg markieren, der mit der Bankbuchung verknüpft werden soll.
Auf den Link Aufteilung starten klicken.
Im Fenster Aufteilung starten die 1. Teilbuchung erfassen.
Auf das Symbol klicken oder die Tastenkombination Strg + Ü drücken und das passende Belegbild zuordnen.
In der Belegübersicht zum nächsten Belegbild blättern und die weiteren Teilbuchungen analog erfassen.

Einstellungen im Zusatzbereich Eigenschaften

Sie können in der Kategorie Buchungsvorschläge in der Gruppe Bankbuchungen digitale Belege zuordnen folgende Einstellungen vornehmen:

Fenster im Hauptrahmen öffnen

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird das Fenster, in dem die Belegbilder angezeigt werden sollen, als Zusatzbereich links neben dem Arbeitsbereich Buchen eingeblendet wird. Sie können es dann beliebig vergrößern oder verkleinern und wie andere Zusatzbereiche automatisch aus- und einblenden. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiv ist, wird das Fenster als eigenständiges Fenster auf dem Bildschirm platziert. Sie können auch hier die Größe beliebig festlegen und es an die gewünschte Bildschirmstelle bewegen.
Fenster für die Belegzuordnung automatisch öffnen

Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, wird dieses Fenster automatisch geöffnet, wenn der 1. Bank-Buchungsvorschlag in die Buchungszeile zur Korrektur übernommen wird.
Digitalen Beleg automatisch mit der Buchung verknüpfen

Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist und in DATEV Bank online dem Buchungsvorschlag nur ein Belegbild zugeordnet ist, wird die Belegverknüpfung automatisch in den Bank-Buchungsvorschlag übernommen.

Modus für Bearbeitung der Buchungsvorschläge

Beim Öffnen des Fensters Bankbuchungen digitale Belege zuordnen wird der Modus für die Bearbeitung der Buchungsvorschläge automatisch auf jeden Vorschlag bestätigen umgestellt. Nach Schließen des Fensters wird der ursprünglich eingestellte Modus wiederhergestellt.

Rechnungswesen compact

Die Bearbeitung von digitalen Belegen ist im Programm Rechnungswesen compact nicht möglich.

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