Buchungen im Kontoblatt oder Abschlusskonto ausziffern
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie im DATEV-Rechnungswesen-Programm mithilfe der Funktion Buchungen ausziffern im Kontoblatt oder im Abschlusskonto Sachkonten abstimmen (z. B. Lohnverrechnungskonten, Geldtransitkonten oder Konten für ungeklärte Posten) und hierbei zusammengehörende Buchungssätze einander zuordnen und ausgleichen. Sie können auch den EB-Wert mit den Einzelbuchungen des Vorjahrs ausziffern. Die Auszifferung ist auch im Belege buchen möglich und kann durch eine weitere Einstellung für verschiedene Auszifferkriterien (z. B. Belegfeld 1) automatisiert werden.
2 Hintergrund
Im Fenster Buchungen ausziffern ordnen Sie zusammengehörende Buchungen einander zu und gleichen diese aus. Durch die Zuordnung von zusammengehörenden Buchungen auf einem Sachkonto wird die Anzahl der Buchungssätze reduziert (Anzeige von nicht ausgeglichenen Buchungen). Sie können dadurch ungeklärte Sachverhalte schneller erkennen und ggf. korrigieren.
Voraussetzung für die Nutzung der Funktion Buchungen ausziffern ist, dass im Kontenplan in der Bearbeitung des Kontos unter Details in der Registerkarte OPOS-Funktion das Kontrollkästchen OPOS-Funktion aktiviert ist. Sie können die OPOS-Funktion einrichten, indem Sie im Kontoblatt im Zusatzbereich Kontextbezogene Links über den Link OPOS-Funktion einrichten die Kontenbearbeitung öffnen. Alternativ kann der Kontenplan auch beim erstmaligen Aufruf über den Kontextmenüpunkt Buchungen ausziffern geöffnet werden. Die Einrichtung der OPOS-Funktion ist nicht möglich, wenn das Buchen geöffnet ist.
Im Fenster Buchungen ausziffern werden alle nicht ausgezifferten Buchungen des Jahrs angezeigt (unabhängig von der Einstellung im Kontoblatt).
Sie können den EB-Wert mit den Einzelbuchungen des Vorjahrs ausziffern, d. h. anstatt des EB-Werts des Sachkontos werden die Einzelbuchungen des Vorjahrs angezeigt und können dann mit den Buchungen des Geschäftsjahrs ausgeziffert werden (z. B. Buchungen vom Januar mit korrespondierenden Buchungen aus dem Dezember des Vorjahrs).
Wenn für das Sachkonto die OPOS-Funktion eingerichtet ist, können Sie dies im Kontoblatt links oben durch den Zusatz OPOS-Funktion erkennen. Im Zusatzbereich Eigenschaften können Sie unter Einstellungen in der Kategorie OPOS-Funktion für die Buchungssätze festlegen, ob für das Konto alle oder nur die ausgezifferten bzw. nicht ausgezifferten Buchungen angezeigt werden sollen. Im Kontoblatt finden Sie zwei zusätzliche Spalten Zuordnung und Zuordnungsnr., in denen angezeigt wird, ob für die Buchung eine Auszifferung vorgenommen wurde. Wenn in der Spalte Zuordnung der Wert M steht, bedeutet dies, dass eine manuelle Auszifferung vorgenommen wurde; der Wert A steht für die automatische Zuordnung beim Buchen über ein Auszifferkriterium (z. B. Belegfeld 1) (siehe unten). Die Zuordnungsnummer wird vom Programm vergeben und kennzeichnet die Zusammengehörigkeit von ausgezifferten Buchungen.
Sie können die vorgeschlagenen Buchungen auf ihre Zusammengehörigkeit prüfen. Wenn Sie diese Buchungen ausziffern möchten, aktivieren Sie das jeweilige Kontrollkästchen vor der Buchung. Die so markierten Buchungen werden unten in der Vorschau zugeordneter Buchungen zur Kontrolle angezeigt. Wenn Sie zusammengehörige Buchungen markiert haben, starten Sie über die Schaltfläche Ausziffern den Vorgang. Wiederholen Sie den Vorgang anschließend für alle weiteren Buchungen.
Wenn der Saldo der markierten Buchungen ungleich Null ist, wird automatisch ein weiteres Fenster geöffnet, in dem Sie für den Restbetrag einen Buchungssatz erzeugen und anschließend die Auszifferung beenden können.
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Filter nutzen
Sie können die Anzeige mit Hilfe eines Filters nach individuellen Kriterien aufbereiten
und somit bei einer großen Anzahl von Buchungssätzen die Anzeige einschränken. Wenn
Sie auf das Symbol In der Auswahl finden Sie die vordefinierten Filter Datum und Buchungstext. Wenn Sie diese wählen, erhalten Sie das Fenster Datum oder Buchungstext, in denen Sie in den jeweiligen Wertfeldern individuelle Angaben eingeben. Sie können im Kontoblatt oder Abschlusskonto folgende Filterkriterien verwenden:
Filter im DATEV-Rechnungswesen-Programm anlegen und bearbeiten (Dok.-Nr. 9211126) |
klicken und aus der Liste einen Eintrag wählen, können Sie neue Filter anlegen, die
dauerhaft oder temporär gelten. |
Ausziffern im Belege buchen / automatischer Ausgleich
Die Funktion Buchungen ausziffern steht Ihnen auch im Belege buchen zur Verfügung, wenn Sie in der Ansicht das FIBU-Konto eingestellt haben (Aufruf erfolgt über den Kontextmenüpunkt Buchungen ausziffern). Wenn Sie für die betreffenden Konten regelmäßig Eingaben in eines der Felder Belegfeld 1, Belegfeld 2, Datum, KOST1, KOST2, Auftragsnummer, Abrechnungsreferenz (relevant bei der Bearbeitung von Amazon-Umsätzen) oder Buchungstext vornehmen, werden zusammengehörende Buchungen automatisch ausgeglichen. Die vorhandenen Buchungen werden ausgeziffert, wenn Buchungen mit dem gleichem Auszifferkriterium einen Saldo von 0,00 ergeben. Für diesen Automatismus aktivieren Sie zusätzlich im Kontenplan für das betreffende Sachkonto unter Details in der Registerkarte OPOS-Funktion das Kontrollkästchen Automatischer Ausgleich im Buchen und wählen aus der folgenden Liste das Auszifferkriterium. Wenn Sie das Auszifferkriterium Buchungstext wählen, können Sie den gesamten Buchungstext oder nur einen Teil der Angaben aus dem Buchungstext zum Ausziffern verwenden. Wenn nur nach einem bestimmten Textausschnitt ausgeglichen werden soll, müssen Sie diese Angaben im jeweiligen Buchungstext wie folgt kennzeichnen: <Text>. |
Sie können den Ausgleich aufheben, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster klicken und Auszifferung aufheben wählen. Die Aufhebung wirkt für alle Buchungen mit derselben Zuordnungsnummer. Wenn Sie für ein Sachkonto im Kontenplan die OPOS-Funktion deaktivieren, werden für das Konto alle Informationen zur Auszifferung gelöscht.
3 Vorgehen
| Buchungen ausziffern | |||
| Voraussetzung:
Im Kontenplan ist für das Sachkonto unter Details in der Registerkarte OPOS-Funktion das Kontrollkästchen OPOS-Funktion aktiviert. |
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| Vorgehen: | |||
| 1 |
Mandantenbestand im DATEV-Rechnungswesen-Programm öffnen. |
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| 2 |
Im Menü Auswertungen | Finanzbuchführung | Kontoblatt (oder Auswertungen | Jahresabschluss | Abschlusskonto) wählen. |
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| 3 |
Sachkonto mit OPOS-Funktion markieren und auf die Schaltfläche Buchungen ausziffern klicken oder im Kontextmenü (rechte Maustaste) Buchungen ausziffern wählen (oder Tastenkombination Strg + Shift + A drücken). Das Fenster Buchungen ausziffern wird geöffnet.
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| 4 |
Im Fenster Buchungen ausziffern die angezeigten Buchungen mittels der Such- und Sortierfunktionen für Listen (Ansicht von Listen in DATEV-Programmen anpassen (Dok.-Nr. 9200458)) sortieren. Beachten Sie hierbei folgende Besonderheiten:
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Um zusammengehörige Buchungen zu markieren: Jeweiliges Kontrollkästchen vor der Buchung aktivieren. Die markierten Buchungen werden unten in der Vorschau angezeigt. |
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Um die angezeigte Menge der Buchungssätze einzuschränken: Auf das Symbol Sie können einen neuen Filter anlegen oder die vordefinierten Filter Datum und Buchungstext verwenden. Wenn Sie diese wählen, erhalten Sie das Fenster Datum oder Buchungstext, in denen Sie in den jeweiligen Wertfeldern individuelle Angaben eingeben. |
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Wenn Sie zusammengehörige Buchungen markiert haben, können Sie die Auszifferung vornehmen:
Die ausgezifferten Buchungen erkennen Sie im Kontoblatt in den Spalten Zuordnung und Zuordnungsnummer. Hierbei bedeutet der Wert M, dass eine manuelle Auszifferung vorgenommen wurde; der Wert A steht für die automatische Zuordnung beim Buchen über ein Auszifferkriterium (z. B. Belegfeld 1). Die Zuordnungsnummer wird vom Programm vergeben und dokumentiert den Vorgang. |
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Ausziffern beim Datenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant
Wenn Sie die Buchführungsdaten zwischen Kanzlei und Mandant in Form von einzelnen Buchungsstapeln (DATEV- oder ASCII-Format) austauschen, wird die Kennzeichnung für manuelles Ausziffern nicht übergeben. Wenn die Daten jedoch in Form einer Bestandssicherung am PC oder über das DATEV-Rechenzentrum übertragen werden, bleiben die Kennzeichnungen erhalten. Informationen zum Datenaustausch: |
Sie können auch den EB-Wert ausziffern, d. h. anstatt des EB-Werts des Sachkontos werden die Einzelbuchungen des Vorjahrs angezeigt und können dann mit den Buchungen des Geschäftsjahrs ausgeziffert werden (z. B. Buchungen vom Januar mit korrespondierenden Buchungen aus dem Dezember des Vorjahrs).
Voraussetzung: Um statt der EB-Buchungen die noch nicht ausgezifferten Einzelbuchungen des Vorjahrs anzuzeigen und ausziffern zu können, muss im Kontenplan in der Bearbeitung des Kontos unter Details in der Registerkarte OPOS-Funktion zusätzlich das Kontrollkästchen Ausziffern EB-Wert mit Einzelbuchungen aktiviert sein. Sie können das Kontrollkästchen aktivieren, wenn im Vorjahr für das Sachkonto ebenfalls die OPOS-Funktion eingerichtet ist.
Sie können das Kontrollkästchen Ausziffern EB-Wert mit Einzelbuchungen direkt aktivieren, indem Sie im Fenster Buchungen ausziffern auf den Link ändern klicken:
Im Fenster Buchungen ausziffern werden nun zusätzlich zu den noch nicht ausgezifferten Buchungen des Geschäftsjahrs die noch nicht ausgezifferten Buchungen des Vorjahrs (statt der EB-Buchungen) angezeigt. Sie erkennen dies am Text: Ausziffern EB-Wert: mit Einzelbuchungen.
Sie können jetzt die nicht ausgezifferten Buchungen des Vorjahrs mit dem Geschäftsjahr ausziffern. Der automatische Ausgleich über ein Auszifferkriterium (z. B. Belegfeld 1) erfolgt auch mit den Vorjahresbuchungen.
Wenn Sie Buchungen mit weiteren Vorjahren (z. B. Vorvorjahr) ausziffern möchten, aktivieren Sie zunächst auch in den weiteren Vorjahren das Kontrollkästchen Ausziffern EB-Wert mit Einzelbuchungen. Anschließend können Sie die Einzelbuchungen des aktuellen Jahrs mit den Buchungen des Vorjahrs / der Vorvorjahre ausziffern.
Anzeige im Kontoblatt (Abschlusskonto)
Im Kontoblatt werden weiterhin die ursprünglichen EB-Buchungen des Wirtschaftsjahrs angezeigt. Die Buchungen des Geschäftsjahrs, die mit noch nicht ausgezifferten Buchungen des Vorjahrs manuell zugeordnet wurden, erhalten eine Zuordnungskennung M und eine Zuordnungsnummer. Die ausgezifferten Buchungen, die automatisch beim Buchen über ein Auszifferkriterium (z. B. Belegfeld 1) zugeordnet wurden, erhalten die Zuordnungskennung A.
Die EB-Buchungen erhalten bei teilweiser Auszifferung keine Zuordnungskennung und Zuordnungsnummer. Dies erfolgt erst bei vollständiger Zuordnung und Auszifferung mit Zuordnungsnummer. Wenn die EB-Buchungen vollständig manuell zugeordnet wurden, erhalten die EB-Buchungen die Zuordnungskennzeichnung M. Wenn der EB-Wert vollständig automatisch über ein Auszifferkriterium (z. B. Belegfeld 1) beim Buchen zugeordnet wurde, erhält der EB-Wert die Zuordnungskennung A. Bei vollständiger Zuordnung des EB-Werts erhalten die EB-Buchungen die Zuordnungsnummer div., wenn es sich um mehrere Zuordnungsnummern handelt. Bei Zuordnung mit einer einzigen Zuordnungsnummer wird diese eindeutige Zuordnungsnummer angezeigt.
Im Zusatzbereich Details werden in der Kategorie Ausziffern für ausgezifferte Buchungen alle Buchungen mit gleicher Zuordnungsnummer angezeigt. Somit erkennen Sie, welche Buchungen des Geschäftsjahrs mit welchen Buchungen des Vorjahrs ausgeziffert wurden. Bei EB-Buchungen werden die Vorjahresbuchungen angezeigt, wenn sie noch nicht ausgeziffert sind oder mit Buchungen des Geschäftsjahrs ausgeziffert wurden.
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EB-Wert weicht vom Saldo des Vorjahrs ab
Wenn der EB-Wert vom Saldo des Vorjahrs abweicht (z. B. weil Sie nachträglich Buchungen im Vorjahr erfasst haben), erscheint ein Hinweistext im Fenster. Um diese Abweichung zu beheben, übernehmen Sie den Saldo des Vorjahrs unter Jahresübernahme | Daten aus dem Vorjahr übernehmen | Fibu-Salden. Wenn Sie nachträglich im Vorjahr Änderungen vornehmen und die Salden ins Folgejahr nicht anschließend übergeben, erhalten Sie einen einmaligen Hinweis, dass die für die Auszifferung angezeigten Werte nicht mehr aktuell sind. Sie können die Werte aktualisieren, indem Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) Anzeige Einzelbuchungen des Vorjahres aktualisieren wählen oder den Hinweis mit Ja bestätigen. Beachten Sie, dass hierbei nicht der EB-Wert geändert wird; diesen können Sie durch die neuerliche Übergabe der Fibu-Salden aktualisieren. |
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Jahresübernahme der FIBU-Salden
Wenn im Kontenplan für das Sachkonto mit OPOS-Funktion das Kontrollkästchen Ausziffern EB-Wert mit Einzelbuchungen aktiviert ist, werden bei der Übergabe der FIBU-Salden die nicht ausgezifferten Buchungen des Vorjahrs ins Folgejahr übergeben bzw. aus dem Vorjahr übernommen. |
4 Weitere Informationen
