Informationen zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online "Lohndokumente"
Aktuelle Änderungen |
|
08.11.2024 |
Kapitel 8.1.1: Übermittlungsweg in Lohn und Gehalt aktualisiert |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erhalten Sie Informationen zur Einrichtung von DATEV Arbeitnehmer online sowie Musteranschreiben für Mandanten und Arbeitnehmer.
2 Einsatzvoraussetzungen
Wenn der Lohn mit LODAS oder Lohn und Gehalt abgerechnet wird, können Auswertungen für den Arbeitnehmer in DATEV Arbeitnehmer online bereitgestellt werden
3 Kosten
Aktuelle Preise finden Sie hier: DATEV-Preisliste
4 Musteranschreiben
-
Musteranschreiben Arbeitnehmer Online Meine Abrechnungen an Mandanten (docx) (Stand: 09 / 2022)
-
Musteranschreiben Arbeitnehmer Online für Arbeitnehmer (docx) (Stand: 09 / 2022)
5 Lohn- und Gehaltsdokumente
Folgende Lohn- und Gehaltsdokumente werden in DATEV Arbeitnehmer online bereitgestellt:
-
Brutto/Netto-Abrechnung
-
DÜ-Protokoll Lohnsteuerbescheinigung
-
Meldebescheinigung zur Sozialversicherung
6 Voraussetzungen des Arbeitnehmers für die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online
6.1 Allgemeine Voraussetzungen
-
Der Arbeitnehmer ist zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online "Lohndokumente" eingeladen.
-
Ein Programm zum Lesen von PDF-Dateien ist installiert.
-
Eine Authenticator App ist auf dem Smartphone oder einem anderen Endgerät des Arbeitnehmers installiert, z. B. Microsoft Authenticator, Google Authenticator oder eine andere kompatible Authenticator App.
6.2 Voraussetzungen für den Zugang bei mehreren Arbeitgebern
Der Arbeitnehmer hat mehrere Arbeitgeber. Er möchte die Lohndokumente aller Arbeitgeber in einem DATEV Arbeitnehmer online-Account verwalten.
Unter folgenden Voraussetzungen ist die Verwaltung der Lohndokumente aller Arbeitgeber möglich:
-
Der jeweilige Arbeitgeber ist Kunde der DATEV.
- Und –
-
Der Arbeitnehmer ist für jedes Beschäftigungsverhältnis für die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online „Lohndokumente“ im DATEV Arbeitnehmer online Cockpit eingeladen.
Anschließend kann der Arbeitnehmer in seinem DATEV-Konto die Leistung Lohndokumente für jeden Arbeitgeber und / oder jedes Beschäftigungsverhältnis hinzufügen, so dass alle Auswertungen aller Arbeitgeber im Portal angezeigt werden. Weitere Informationen: DATEV Arbeitnehmer online: Lohndokumente (Dok.-Nr. 1022667)
7 Einladen des Arbeitnehmers zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online
Voraussetzung für die Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online " Lohndokumente“ ist eine Einladung des Arbeitnehmers durch den Lohnsachbearbeiter in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit. Die Arbeitnehmer erhalten die Einladung mit Einladungscode zur Registrierung im Portal DATEV Arbeitnehmer online „Lohndokumente " per automatischem Briefversand. Alternativ übermitteln die Lohnsachbearbeiter eigenverantwortlich den Einladungscode an den Arbeitnehmer. Der Einladungscode ist ab Ausstellung 90 Tage gültig. In diesem Zeitraum kann der Arbeitnehmer die Einladung annehmen und sich im DATEV Arbeitnehmer Online-Portal für die Leistung „Lohndokumente“ mit dem Code registrieren und anmelden. Nach der Anmeldung im Portal stehen die Lohndokumente des Arbeitnehmers bereit und können heruntergeladen werden.
Hinweise
|
8 DATEV Arbeitnehmer online Cockpit für den Mandanten starten
Nachfolgend werden die einzelnen Schritte der Lohnabrechner beschrieben.
Rechtevergabe erforderlich
Zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online Cockpit müssen Rechte für den Lohnabrechner in der Rechteverwaltung online hinterlegt sein. Weitere Informationen im Dokument Rechte für DATEV Arbeitnehmer online Cockpit in der Rechteverwaltung online freischalten (Dok.-Nr. 1023430). |
8.1 DATEV Arbeitnehmer online Cockpit öffnen
Erfassen Sie eine Einladung zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online für den gewünschten Arbeitnehmer in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit.
Starten Sie das DATEV Arbeitnehmer online Cockpit über das Lohnprogramm oder direkt im Browser unter www.datev.de/ano-cockpit.
8.1.1 Mandant wählen
Beim Start von DATEV Arbeitnehmer online Cockpit erhalten Sie eine Mandantenliste. Hier können Sie wählen, in welchem Kontext Sie arbeiten möchte. Auch während der Arbeit in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit kann der Mandantenkontext gewechselt werden.
Hinweis für LODAS bei neuen Mandanten:
Zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online Cockpit müssen die Daten des jeweiligen Mandanten aus LODAS im Rechenzentrum verarbeitet werden. Wenn keine Daten in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit vorliegen, senden Sie die Stammdaten in das Rechenzentrum:
In LODAS unter Mandant | Daten senden.
Weitere Informationen: Neue Mandanten und neue Mitarbeiter werden nicht im DATEV Arbeitnehmer online Cockpit angezeigt (Dok.-Nr. 1025398)
Hinweis für Lohn und Gehalt:
Zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online Cockpit müssen die Daten des jeweiligen Mandanten aus Lohn und Gehalt in das Rechenzentrum gesendet werden. Wenn keine Daten in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit vorliegen, senden Sie die Stammdaten in das Rechenzentrum:
Seit der Version 18.0 werden Mitarbeiter-Stammdaten über das Datentransfer-Cockpit gesendet, wenn dieses eingerichtet wurde. Wenn das Datentransfer-Cockpit nicht eingerichtet wurde, werden die Stammdaten weiterhin über Mandant | Programmverbindungen | Arbeitnehmer online | Daten/Dokumente senden oder mit dem Monatsabschluss gesendet.
8.1.2 Einstellungen im Kontext eines Mandanten vornehmen
Wie Sie Einstellungen für den Mandanten in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit vornehmen: Automatismen, Übermittlungswege und Bereitstellungszeitpunkte für Mandanten in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit einstellen (Dok.-Nr. 1022671)
8.1.3 Arbeitnehmer einladen
Wie Sie Arbeitnehmer für DATEV Arbeitnehmer online einladen, erfahren Sie im Dokument Mitarbeiter einladen und deaktivieren im Arbeitnehmer online Cockpit (Dok.-Nr. 1022672).
Bestehende Mitarbeiter erstmalig einladen
Wenn bestehenden Mitarbeiter erstmalig für die Leistung Lohndokumente in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit eingeladen werden, werden die Dokumente rückwirkend für das aktuelle Abrechnungsjahr und für das Vorjahr an das Portal übergeben. |
8.1.4 Einladungscode anzeigen und übermitteln
Der Einladungscode für den Arbeitnehmer wird entweder automatisiert per Brief oder eigenverantwortlich durch den Sachbearbeiter an den Arbeitnehmer übermittelt.
Einladungscode anzeigen | |
Voraussetzung:
Der Mitarbeiter wurde für die Leistung Lohndokumente eingeladen. |
|
Vorgehen: | |
1 |
In der Übersicht den gewünschten Mandanten wählen. |
2 |
Registerkarte Mitarbeiterliste wählen. |
3 |
Gewünschten Arbeitnehmer wählen. In den Mitarbeiterdetails wird der Einladungscode des Arbeitnehmers für die Leistung Lohndokumente sowie das Gültigkeitsdatum des Einladungscodes angezeigt. |
Der Einladungscode ist 90 Tage ab Ausstellungsdatum gültig. Wenn sich der Arbeitnehmer nicht innerhalb des Gültigkeitszeitraums des Einladungscodes registriert, muss der Mitarbeiter erneut eingeladen werden.
Super-TAN entfällt
Beachten Sie, dass die Super-TAN ihre Gültigkeit verloren hat. |
9 Lohndokumente für DATEV Arbeitnehmer online "Lohndokumente" bereitstellen und ausgeben
9.1 LODAS
Damit Lohndokumente aus dem Rechenzentrum in DATEV Arbeitnehmer online bereitgestellt werden können, müssen in LODAS die Lohnauswertungen unter Mandantendaten | Auswertungssteuerung | Standardauswertungen angelegt sein. Individuelle Auswertungen können aktuell nicht übergeben werden.
9.1.1 Lohnauswertungen aus LODAS für DATEV Arbeitnehmer online bereitstellen
Folgende Lohndokumente aus LODAS können in DATEV Arbeitnehmer online „Lohndokumente“ für den Arbeitnehmer bereitgestellt werden:
-
Brutto/Netto-Abrechnung
-
DÜ-Protokoll Lohnsteuerbescheinigung
-
Meldebescheinigung zur Sozialversicherung
-
Individuelle Auswertungen können aktuell nicht übergeben werden
Wiederholungsabrechnung
Bei einer Wiederholungsabrechnung werden die Auswertungen für DATEV Arbeitnehmer online erneut bereitgestellt. Damit die Online-Bereitstellung der Lohndokumente den gesetzlichen Anforderungen der Textform nach § 130 BGB genügt, muss die Möglichkeit eines nachträglichen Änderns oder Ersetzens von eingestellten Lohndokumenten ausgeschlossen sein. |
Wenn Sie die Lohndokumente erst mit einem Zeitversatz im Portal bereitstellen möchten, nutzen Sie die Mandanten-Einstellungen in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit zur Bereitstellung der Lohndokumente und erfassen Sie einen Stichtag, zu dem die erstellten Lohndokumente im Portal zur Verfügung stehen sollen. Weitere Informationen: Automatismen, Übermittlungswege und Bereitstellungszeitpunkte für Mandanten in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit einstellen (Dok.-Nr. 1022671)
Hinweis
Wenn bestehende Mitarbeiter erstmalig für die Leistung Lohndokumente in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit eingeladen werden, werden die Dokumente rückwirkend für das aktuelle Abrechnungsjahr und für das Vorjahr an das Portal übergeben. |
9.1.2 Lohnauswertungen gemäß Auswertungssteuerung zusätzlich zu DATEV Arbeitnehmer online ausgeben
Auswertungen, die über DATEV Arbeitnehmer online bereitgestellt werden, werden standardmäßig rückübertragen.
Wenn für die Lohndokumente zusätzlich ein Duplikat gedruckt werden soll, erfassen Sie in LODAS ein Duplikat.
Arbeitnehmerauswertung zusätzlich als Duplikat drucken/verschicken | |
Vorgehen: | |
1 |
Mandantendaten | Auswertungssteuerung | Standardauswertungen wählen. |
2 |
Für die Auswertungen (10,19 und 65) mit dem Ausgabefach Druck im Rechenzentrum (KRZ) oder Auftragsversand an Mandant (MRZ) in der Spalte Dupl. den Wert 1 erfassen. |
Die Auswertungen werden als Duplikat rückübertragen, gedruckt oder versendet. |
Hinweise
|
9.1.3 Lohnauswertungen nur für Nicht-Nutzer von DATEV Arbeitnehmer online versenden/drucken
Auswertungen werden standardmäßig nur an die Arbeitnehmer verschickt, welche nicht bei DATEV Arbeitnehmer online angemeldet sind.
Erst wenn ein Duplikat erfasst wird, werden für aktive Anwender von DATEV Arbeitnehmer online Auswertungen verschickt. Siehe hierzu Kapitel Lohnauswertungen gemäß Auswertungssteuerung zusätzlich zu DATEV Arbeitnehmer online ausgeben
9.2 Lohn und Gehalt
Folgende Lohndokumente aus Lohn und Gehalt können in DATEV Arbeitnehmer online für den Arbeitnehmer bereitgestellt werden:
-
Brutto/Netto-Abrechnung
-
DÜ-Protokoll Lohnsteuerbescheinigung
-
Meldebescheinigung zur Sozialversicherung
Individuelle Auswertungen können aktuell nicht übergeben werden.
Hinweis
Wenn Sie das Auswertungspaket in Lohn und Gehalt über den Monatsabschluss oder manuell über Mandant | Ausgeben ausgegeben, greift eine automatische Prüfung. Es werden nur solche Mitarbeiter für den Briefversand berücksichtigt, die nicht bei DATEV Arbeitnehmer online freigeschaltet sind. |
9.2.1 Lohnauswertungen aus Lohn und Gehalt für DATEV Arbeitnehmer online bereitstellen
Auswertung automatisch mit dem Monatsabschluss übergeben | |
Vorgehen: | |
1 |
Mandanten in Lohn und Gehalt öffnen. |
2 |
Auf Mandantenebene im Menü: Extras | Einstellungen, Registerkarte Online-Anwendungen wählen. |
3 |
Im Bereich Arbeitnehmer online das Kontrollkästchen Daten/Dokumente nach dem Monatsabschluss automatisch an Arbeitnehmer online senden aktivieren. |
Die Auswertungen werden mit dem Monatsabschluss automatisch an DATEV Arbeitnehmer online übergeben. |
- Oder -
Bereitstehende Daten/Dokumente manuell an DATEV Arbeitnehmer online übergeben | |
Voraussetzung:
Vorabauswertungen werden nicht an DATEV Arbeitnehmer online übermittelt! Auswertungen, wie der SV-Nachweis oder das DÜ-Protokoll Lohnsteuerbescheinigung stehen erst nach erfolgreichem Senden an das Rechenzentrum als endgültige Auswertungen zur Verfügung. Wenn das Senden der Daten erst nach dem Senden der Auswertungen an DATEV Arbeitnehmer online durchgeführt wird, fehlen diese Auswertungen im Arbeitnehmer Online-Portal. |
|
Vorgehen: | |
1 |
Auf Mandantenebene im Menü: Mandant | Programmverbindungen | Arbeitnehmer online | Daten/Dokumente senden wählen. |
2 |
Schaltfläche Daten/Dokumente an Arbeitnehmer online senden klicken. |
Die Dokumente werden an DATEV Arbeitnehmer online übermittelt. |
Nach der erfolgreichen Übermittlung stehen die Auswertungen im Online-Portal zur Ansicht bereit. Der Verarbeitungslauf bei DATEV Arbeitnehmer online ist täglich um 10:30 Uhr, 13 Uhr und um 19 Uhr.
Wiederholungsabrechnung
Bei einer Wiederholungsabrechnung werden die Auswertungen für DATEV Arbeitnehmer online erneut bereitgestellt.
Damit die Online-Bereitstellung der Lohndokumente den gesetzlichen Anforderungen der Textform nach § 130 BGB genügt, muss die Möglichkeit eines nachträglichen Änderns oder Ersetzens von eingestellten Lohndokumenten ausgeschlossen sein.
Wenn die Lohndokumente erst mit einem Zeitversatz im Portal bereitgestellt werden sollen, nutzen Sie die Mandanten-Einstellungen in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit zur Bereitstellung der Lohndokumente und erfassen Sie einen Stichtag zudem die erstellten Lohndokumente im Portal zur Verfügung stehen sollen. Weitere Informationen: Automatismen, Übermittlungswege und Bereitstellungszeitpunkte für Mandanten in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit einstellen (Dok.-Nr. 1022671)
Die erfolgreich übermittelten Auswertungen an DATEV Arbeitnehmer online können in Lohn und Gehalt eingesehen werden.
Übermittelte Auswertungen an DATEV Arbeitnehmer online prüfen | |
Vorgehen: | |
1 |
In Lohn und Gehalt auf Mandantenebene Auswertungen | Übersicht übermittelter Auswertungen an das RZ... wählen. |
2 |
In den Feldern Zeitraum von/bis (TT.MM.JJJJ) den Tag erfassen, an dem Sie die Auswertungen gesendet haben. |
3 |
Im Fenster RZ-Funktionalität die Zeile Arbeitnehmer online (Daten übermitteln) markieren. |
4 |
Im Bereich Auswahl Benutzer Schaltfläche Alle klicken. |
5 |
Auf Schaltfläche Anzeigen klicken. |
Alle Auswertungen werden angezeigt, die fehlerfrei an DATEV Arbeitnehmer online versendet wurden. |
Bestehende Mitarbeiter erstmalig eingeladen
Wenn die bestehenden Mitarbeiter erstmalig für die Leistung Lohndokumente in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit eingeladen werden, werden die Dokumente rückwirkend für das aktuelle Abrechnungsjahr und für das Vorjahr an das Portal übergeben. |
9.2.2 Lohnauswertungen gemäß Auswertungseigenschaften zusätzlich zu DATEV Arbeitnehmer online ausgeben
Arbeitnehmer, die DATEV Arbeitnehmer online nutzen, erhalten die Original-Auswertungen über das Arbeitnehmer Online-Portal. Ein zusätzlicher Druck der Original-Auswertungen vor Ort, im Rechenzentrum oder per Auftragsversand ist i. d. R. nicht erforderlich.
Wenn die Lohndokumente im Original über Mandant | Ausgeben mit dem Ausgabeziel Ausgeben entsprechend den Auswertungseigenschaften zusätzlich vor Ort, im Rechenzentrum oder per Auftragsversand ausgegeben werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumente zusätzlich gemäß Auswertungseigenschaften ausgeben.
Dokumente zusätzlich gemäß Auswertungseigenschaften ausgeben | |
Vorgehen: | |
1 |
Auf Mandantenebene im Menü: Extras | Einstellungen, Registerkarte Online-Anwendungen wählen. |
2 |
Im Bereich Arbeitnehmer online das Kontrollkästchen Dokumente zusätzlich gemäß Auswertungseigenschaften ausgeben aktivieren. |
Die Original-Auswertungen werden gemäß den Auswertungseigenschaften zusätzlich zur Ausgabe über DATEV Arbeitnehmer online ausgegeben. |
Alternativ müssen für die Lohndokumente, die zusätzlich zur Bereitstellung in DATEV Arbeitnehmer online, vor Ort, im Rechenzentrum oder per Auftragsversand ausgegeben werden sollen, in den Auswertungseigenschaften Duplikate erfasst werden.
Druckparameter für Lohnauswertungen festlegen | |
Vorgehen: | |
1 |
Auf Kanzleiebene oder Mandantenebene im Menü: Extras | Auswertungseigenschaften wählen. Das Fenster Auswertungseigenschaften wird geöffnet. Die Auswertungen wählen, die Sie ausgeben möchten. |
2 |
In der Spalte Dupl. PC die Anzahl der Duplikate erfassen, die am lokalen Standarddrucker ausgegeben werden sollen. |
3 |
In der Spalte Dupl. RZ die Anzahl der Duplikate erfassen, die im Rechenzentrum ausgegeben werden sollen. |
4 |
In der Spalte Duplikate Auftragsv. die Anzahl der Duplikate erfassen, die im Rechenzentrum ausgegeben und an den Mandanten per Auftragsversand gesendet werden sollen. |
Die Auswertungen werden entsprechend der eingestellten Druckparameter zusätzlich zur Bereitstellung in DATEV Arbeitnehmer online ausgegeben. |
Hinweis
Arbeitnehmer, die DATEV Arbeitnehmer online nutzen, erhalten die Original-Auswertungen über das Arbeitnehmer Online-Portal. Nicht für DATEV Arbeitnehmer online registrierte Arbeitnehmer, erhalten Ihre Auswertungen auf dem von Ihnen ausgewählten Weg. Wenn Sie den Auftragsversand über das Rechenzentrum nutzen beachten Sie, dass die automatische Selektierung nur über Mandant | Ausgeben oder auf der Kanzleiebene über Kanzlei | Ausgeben greift. Beachten Sie: Bei der Wahl der Auswertungen im Auswertungsdialog werden immer alle Arbeitnehmer angezeigt. Erst mit Klick auf OK selektiert Lohn und Gehalt registrierte und nicht registrierte Arbeitnehmer. Auswertungen werden über den Auftragsversand nur an nicht registrierte Arbeitnehmer gesendet. |
10 Aktivitäten in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit nachvollziehen
Sie können in Arbeitnehmer online Cockpit den aktuellen Status eines Arbeitnehmers sowie dessen letzten Aktivitäten nachverfolgen. Weitere Informationen: Aktivitäten von Arbeitnehmern in DATEV Arbeitnehmer online Cockpit nachvollziehen (Dok.-Nr. 1022673)
11 Testmandant
Wenn ein Mandant in LODAS oder Lohn und Gehalt als Testmandant gekennzeichnet wurde, wird der Mandant für DATEV Arbeitnehmer online nicht deaktiviert. Der Versand der Einladungsbriefe wird angestoßen, wenn z. B. ein Einladungsdatum für die Mitarbeiter des Testmandanten erfasst wird und als Übermittlungsweg der Einladung Briefversand gewählt wurde. Ein in der Vergangenheit als Testmandant geschlüsselter Mandant erhält deshalb mit der Einladung und Registrierung der Mitarbeiter für DATEV Arbeitnehmer online auch Auswertungen, die bei der Abrechnung des Testmandanten erstellt wurden.