Brief-Vorlagen – Anleitung zur Prüfung und Wiederherstellung von Brief-Vorlagen
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Aktuelle Änderungen |
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27.01.2025 |
Das Dokument wurde auf Aktualität geprüft. Bei der Prüfung haben sich keine inhaltlichen Änderungen ergeben. |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie die von Ihnen erstellten eigenen Brief-Vorlagen prüfen, oder auf Basis von aktuellen DATEV-Vorlagen neu erstellen können. Die Prüfung oder die Neuerstellung von Brief-Vorlagen ist erforderlich, wenn die Aufbereitung abbricht.
2 Hintergrund
Häufigste Ursache für den Abbruch der Aufbereitung sind veraltete Platzhalter in den Brief-Vorlagen. Wenn in Ihren Brief-Vorlagen noch Platzhaltertypen verwendet werden, deren direkte Bearbeitung nicht mehr möglich ist, wird die Aufbereitung abgebrochen. Diese Platzhaltertypen erkennt man, indem man den Platzhalter markiert und im Kontextmenü auf Platzhaltertyp bearbeiten klickt. Wenn anschließend ein Hinweis mit der Option Automatische Konvertierung erscheint, handelt es sich um einen veralteten Platzhalter.
Abhängig davon, ob die Brief-Vorlagen des Steuerprogramms (Abhilfe Kapitel 3) oder aus der Vorlagenverwaltung (Abhilfe Kapitel 4) verwendet werden, gibt es verschiedene Vorgehensweisen zur Korrektur der Brief-Vorlagen. Ob die Brief-Vorlagen des Steuerprogramms oder der Vorlagenverwaltung verwendet werden, kann im Steuerprogramm unter Extras | Einstellungen | Brief-Vorlagen geprüft oder eingestellt werden.
3 Abhilfe, wenn die Brief-Vorlagen des Steuerprogramms verwendet werden.
In diesem Fall ist unter Extras | Einstellungen | Brief-Vorlagen das jeweilige Steuerprogramm (Beispiel: Einkommensteuer) eingestellt.
Zur Bereinigung gibt es folgende Möglichkeiten, die in den nachfolgenden Kapiteln detaillierter beschrieben werden:
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Prüfung und Bereinigung mit dem Tool „Steuern-Tool Brief-Vorlagen“ durchführen (empfohlene Vorgehensweise).
Die Prüfung mit dem Tool ist eine komfortable Möglichkeit, die Bereinigung durchzuführen. Dabei wird die Brief-Vorlage analysiert und veraltete Platzhalter, wenn möglich, automatisch durch neue variable Platzhalter ersetzt.
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Veraltete Platzhalter durch neue Platzhalter ersetzen.
Durch diese Art der Überarbeitung werden alte Platzhalter durch aktuelle Platzhalter ersetzt. Somit bleibt der Aufbau der Brief-Vorlage einfach strukturiert.
Zur Veranschaulichung finden Sie hier die Gegenüberstellung von alten und neuen Arten der Aufbereitung für verschiedene Zwecke.
Bei der Überarbeitung empfiehlt es sich, sich an den aktuellen DATEV-Vorlagen zu orientieren. Die entsprechenden Platzhalter können direkt aus den DATEV-Vorlagen in die eigenen Vorlagen kopiert werden.
Die DATEV-Vorlagen zu den Steuerprogrammen befinden sich im jeweiligen Programmpfad. Beispiel für ESt: %DATEVPP%\PROGRAMM\EST\WORD-VORLAGEN.
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Alte Art der Aufbereitung: |
Neue Art der Aufbereitung: |
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Beispiel – Aufbereitung für die Anschrift an den Mandanten |
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<<ESt/Allg/VA-Form>> <<ESt/Gem./VariableAdrsZeile1>> <<ESt/Gem./VariableAdrsZeile1>> <<ESt/Stpfl./Straße>> <<ESt/Stpfl./PLZAuslang>><<ESt/Stpfl./PLZ>> <<ESt/Stpfl./Ort>> <<ESt/Stpfl./Wohnsitzstaat>> |
<<ESt/Gem./Anrede>> <<ESt/Gem./Anschrift>> |
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Beispiel – Aufbereitung für die Anschrift an das Finanzamt |
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Finanzamt <<ESt/Stpfl./FAName>> <<ESt/Stpfl./FAStrPostfach>> <<ESt/Stpfl.FAPLZ>><<ESt/Stpfl./FAOrt>> |
Finanzamt <<ESt/Gem./FAAnschrift>> |
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Beispiel – Aufbereitung für die Anrede nach der Betreffzeile |
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<<ESt/Allge/VA-Form>> |
<<ESt/Gem./Briefanrede>> |
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Beispiel – Aufbereitung für die Betreffzeile in Briefen an das Finanzamt |
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Einkommensteuererklärung <<ESt/Allg/VZ>><<ESt/Stpfl./Steuernummer>><<ESt/Allg/VA-Form>><<ESt/Allg/VA-Form>> |
<<ESt/Stpfl./BetreffzeileFinanzamt>> |
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Beispiel - Briefdatum |
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<<ESt/Stpfl./Briefdatum>> (veralteter Platzhalter aus der eigenen Vorlage) |
<<ESt/Stpfl./Briefdatum>> (aktueller Platzhalter aus einer DATEV-Vorlage) |
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Konvertierung manuell durchführen.
Die manuelle Konvertierung ist eine weitere Möglichkeit, die Bereinigung durchzuführen. Der Nachteil an der automatischen Bereinigung ist, dass bei der Konvertierung Bausteine erzeugt werden, die den Aufbau der Brief-Vorlage komplexer gestalten. Eine nachträgliche Bearbeitung von Brief-Vorlagen mit Verweis auf Bausteine gestaltet sich schwieriger, da gegebenenfalls zusätzlich die Texte in den Bausteinen angepasst werden müssen.
3.1 Platzhalter mit dem „Steuern-Tool Brief-Vorlagen“ prüfen und ersetzen.
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Um zu erfahren, wie Sie das Steuern-Tool Brief-Vorlagen aufrufen und ausführen, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden. Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung. |
Klick-Tutorial
| Platzhalter ersetzten | |
| Voraussetzung:
Der Windows Explorer ist geöffnet, da das Tool Steuern-Tool Brief-Vorlagen hierüber aufgerufen wird. |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Das Steuern-Tool Brief-Vorlagen befindet sich im übergreifenden Programmpfad für die Steuerprogramme unter: LW:\DATEV\PROGRAMM\STEUERN. Die Bezeichnung lautet: Steuern-Tool Brief-Vorlagen. In die Adressleiste des Windows Explorer %datevpp% eingeben und mit der Enter-Taste bestätigen.  |
| 2 |
Nach dem Bestätigen der o.g. Eingabe kann der Programmpfad ausgewählt werden.  |
| 3 |
Zum Pfad LW:\DATEV\Programm\Steuern navigieren und das Tool bzw. die Datei Steuern-Tool Brief-Vorlagen aufrufen.  |
| 4 |
Im geöffneten Tool (Word-Dokument) auf die Schaltfläche Platzhalter ersetzen (Steuern) klicken. |
| 5 |
Im nachfolgenden Fenster das Steuerprogramm, für das die Brief-Vorlage verwendet wird, auswählen (Beispiel ESt) und auf die Schaltfläche Brief-Vorlage öffnen klicken. |
| 6 |
Es öffnet sich der Datei-Explorer, in dem die Brief-Vorlagen für ESt aufgeführt werden. Die zu bearbeitende Brief-Vorlage markieren und mit der Schaltfläche Auswählen öffnen. |
| 7 |
Beim Öffnen erfolgt die Prüfung der Brief-Vorlage und veraltete Platzhalter werden automatisch ersetzt. Das Ergebnis des Ersetzungsvorgangs wird in einem Fenster dargestellt. Dieses Fenster kann nach Durchsicht geschlossen werden. Beim Schließen der Brief-Vorlage müssen die vorgenommenen Änderungen in Microsoft Word noch gespeichert werden. |
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Nach erfolgreicher Überarbeitung steht die Brief-Vorlage wieder zur Verfügung und im Steuerprogramm über Extras / Briefvorlagen / Auswählen kann zur Dokumenterstellung verwendet werden. |
3.2 Veraltete Platzhalter durch neue Platzhalter ersetzen
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Um zu erfahren, wie Sie Platzhalter manuell ersetzten, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden. Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung. |
| Platzhalter manuell ersetzen | ||
| Voraussetzung:
Das Steuerprogramm ist geöffnet. |
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| Vorgehen: | ||
| 1 |
Menüpunkt Extras | Brief-Vorlagen | Bearbeiten… auswählen. |
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| 2 |
Die betreffende Brief-Vorlage unter dem Ordner ESt-Vorlagen markieren und auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. |
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| 3 |
Mit dem 1. Platzhalter beginnend, das Kontextmenü des Platzhalters aufrufen und auf Platzhaltertyp bearbeiten klicken. |
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| 4 |
Wenn es sich um einen veralteten Platzhalter handelt, erscheint nun der Hinweis:
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| 5 |
Wenn in den einzelnen Bereichen (häufig bei Anschrift, Briefdatum, Briefanrede) noch veraltete Platzhalter vorhanden sind, dann durch aktuelle Platzhalter (siehe Tabelle) ersetzen. Sie können sich dabei an den DATEV-Brief-Vorlagen orientieren. Kopieren Sie die Platzhalter aus der DATEV-Vorlage und fügen Sie sie in Ihre eigene Brief-Vorlage ein. Die DATEV-Vorlagen zu den Steuerprogrammen befinden sich im jeweiligen Programmpfad. Beispiel für ESt: %DATEVPP%\PROGRAMM\EST\WORD-VORLAGEN. |
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| 6 |
Wenn alle Platzhalter überprüft und ggf. ausgetauscht wurden, kann die Brief-Vorlage gespeichert und geschlossen werden. |
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Nach erfolgreicher Überarbeitung steht die Brief-Vorlage wieder zur Verfügung und im Steuerprogramm über Extras / Briefvorlagen / Auswählen kann zur Dokumenterstellung verwendet werden. |
3.3 Konvertierung der Platzhalter manuell durchführen
| Platzhalter konvertieren | ||
| Voraussetzung:
Das Steuerprogramm ist geöffnet. |
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| Vorgehen: | ||
| 1 |
Menüpunkt Extras | Brief-Vorlagen | Bearbeiten… auswählen. |
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| 2 |
Die betreffende Brief-Vorlage unter dem Ordner ESt-Vorlagen markieren und auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. |
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| 3 |
Mit dem 1. Platzhalter beginnend, das Kontextmenü des Platzhalters aufrufen und auf Platzhaltertyp bearbeiten klicken. |
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| 4 |
Wenn es sich um einen veralteten Platzhalter handelt, erscheint nun der Hinweis:
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| 5 |
Auf die Schaltfläche Automatische Konvertierung klicken. |
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| 6 |
Nach erfolgreicher Konvertierung erscheint das Protokoll zur Konvertierung von variablen Textplatzhaltern. Dieses Protokoll kann nach Durchsicht mit der Schaltfläche Schließen geschlossen werden. Nach dem Schließen erscheint das Fenster Platzhaltertyp bearbeiten. Es zeigt die neue Funktion des variablen Platzhalters an. Dieses Fenster kann mit OK geschlossen werden. |
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| 7 |
Den Vorgang mit den weiteren Platzhaltern fortsetzen. Wenn der oben genannte Hinweis (#BS=11033…) nicht angezeigt wird, erscheint lediglich ein Fenster mit den Platzhaltereigenschaften (Standardplatzhalter, Vorangestellter Text, Nachgestellter Text). In diesen Fällen ist nichts zu veranlassen. Die Fenster können mit OK geschlossen werden. |
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| 8 |
Wenn alle Platzhalter überprüft und ggf. konvertiert wurden, kann die Brief-Vorlage gespeichert und geschlossen werden. |
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Nach erfolgreicher Überarbeitung steht die Brief-Vorlage wieder zur Verfügung und im Steuerprogramm über Extras / Briefvorlagen / Auswählen kann zur Dokumenterstellung verwendet werden. |
4 Abhilfe, wenn die Brief-Vorlagen aus der Vorlagenverwaltung verwendet werden
In diesem Fall ist unter Extras | Einstellungen | Brief-Vorlagen die Vorlagenverwaltung eingestellt.
Zur Bereinigung gibt es folgende Möglichkeiten, die in den nachfolgenden Kapiteln detaillierter beschrieben werden:
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Vorlage mit der Funktion „Vorlage konvertieren/reparieren“ bereinigen.
Die Konvertierung wandelt die Vorlagen automatisch in das neue Format um und ersetzt veraltete Platzhalter durch neue Platzhalter mit entsprechenden Bausteinen.
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Veraltete Platzhalter durch neue Platzhalter ersetzen.
Durch diese Art der Überarbeitung werden alte Platzhalter durch aktuelle Platzhalter ersetzt. Somit bleibt der Aufbau der Brief-Vorlage einfach strukturiert.
Zur Veranschaulichung finden Sie hier die Gegenüberstellung von alten und neuen Arten der Aufbereitung für verschiedene Zwecke.
Bei der Überarbeitung empfiehlt es sich, sich an den aktuellen DATEV-Vorlagen zu orientieren. Die entsprechenden Platzhalter können direkt aus den DATEV-Vorlagen in die eigenen Vorlagen kopiert werden.
Die DATEV-Vorlagen zu den Steuerprogrammen befinden sich im jeweiligen Programmpfad. Beispiel für ESt: %DATEVPP%\PROGRAMM\EST\WORD-VORLAGEN.
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Alte Art der Aufbereitung: |
Neue Art der Aufbereitung: |
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Beispiel – Aufbereitung für die Anschrift an den Mandanten |
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<<ESt/Allg/VA-Form>> <<ESt/Gem./VariableAdrsZeile1>> <<ESt/Gem./VariableAdrsZeile1>> <<ESt/Stpfl./Straße>> <<ESt/Stpfl./PLZAuslang>><<ESt/Stpfl./PLZ>> <<ESt/Stpfl./Ort>> <<ESt/Stpfl./Wohnsitzstaat>> |
<<ESt/Gem./Anrede>> <<ESt/Gem./Anschrift>> |
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Beispiel – Aufbereitung für die Anschrift an das Finanzamt |
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Finanzamt <<ESt/Stpfl./FAName>> <<ESt/Stpfl./FAStrPostfach>> <<ESt/Stpfl.FAPLZ>><<ESt/Stpfl./FAOrt>> |
Finanzamt <<ESt/Gem./FAAnschrift>> |
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Beispiel – Aufbereitung für die Anrede nach der Betreffzeile |
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<<ESt/Allge/VA-Form>> |
<<ESt/Gem./Briefanrede |
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Beispiel – Aufbereitung für die Betreffzeile in Briefen an das Finanzamt |
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Einkommensteuererklärung <<ESt/Allg/VZ>><<ESt/Stpfl./Steuernummer>><<ESt/Allg/VA-Form>><<ESt/Allg/VA-Form>> |
<<ESt/Stpfl./BetreffzeileFinanzamt>> |
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Beispiel - Briefdatum |
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<<ESt/Stpfl./Briefdatum>> (veralteter Platzhalter aus der eigenen Vorlage) |
<<ESt/Stpfl./Briefdatum>> (aktueller Platzhalter aus einer DATEV-Vorlage) |
4.1 Vorlage mit der Funktion „Vorlage konvertieren/reparieren“ bereinigen
| Vorlage konvertieren/reparieren | |
| Voraussetzung:
Der DATEV Arbeitsplatz ist geöffnet |
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| Vorgehen: | |
| 1 |
Öffnen der Vorlagenverwaltung |
| 2 |
Die zu reparierende Vorlage im Ordner/Unterordner Vorlagen zur Schriftguterstellung markieren |
| 3 |
Den Menüpunkt Bearbeiten | Weitere Vorlagenaktionen | Vorlagen konvertieren / reparieren… auswählen. |
| 4 |
Im Fenster Vorlagen konvertieren / reparieren als Aktion Vorlagenformat konvertieren und als Format Automatisch neues Format (.dotx|.dotm|.xltx|.xltm) auswählen und mit OK bestätigen. |
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Die Konvertierung wandelt die Vorlagen automatisch in das neue Format um und ersetzt veraltete Platzhalter durch neue Platzhalter mit entsprechenden Bausteinen. |
4.2 Veraltete Platzhalter durch neue Platzhalter ersetzen
| Platzhalter manuell ersetzen | ||
| Voraussetzung:
Die Vorlagenverwaltung ist geöffnet |
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| Vorgehen: | ||
| 1 |
Die zu reparierende Vorlage im Ordner/Unterordner Vorlagen zur Schriftguterstellung mit einem Doppelklick zur Bearbeitung öffnen. |
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| 2 |
Mit dem 1. Platzhalter beginnend, das Kontextmenü des Platzhalters aufrufen und auf Platzhaltertyp bearbeiten klicken. |
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| 3 |
Wenn es sich um einen veralteten Platzhalter handelt, erscheint nun der Hinweis:
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| 4 |
Wenn in den einzelnen Bereichen (z. B: Anschrift, Briefdatum, Briefanrede) noch veraltete Platzhalter vorhanden sind, dann durch aktuelle Platzhalter (siehe Tabelle) ersetzen. |
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| 5 |
Wenn alle Platzhalter überprüft und ggf. ausgetauscht wurden, kann die Brief-Vorlage gespeichert und geschlossen werden. |
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Nach erfolgreicher Überarbeitung steht die Brief-Vorlage wieder zur Verfügung und im Steuerprogramm über Extras / Briefvorlagen / Auswählen kann zur Dokumenterstellung verwendet werden. |
5 Weitere Informationen
Tipps zur Gestaltung von Vorlagen für den neuen Weg der Dokumenterstellung (Dok.-Nr. 1008732).
Brief-Vorlagen - Alte Brief-Vorlagen im neuen Dateiformat speichern (Dok.-Nr. 1024059).
