Sofortmeldung - Hintergrund
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12.12.2024 |
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1 Über dieses Dokument
In bestimmten Wirtschaftszweigen ist bei Eintritt eines neuen Arbeitnehmers eine Sofortmeldung erforderlich. Dieses Dokument informiert über die gesetzlichen Hintergründe zur Sofortmeldung in den Programmen LODAS und Lohn und Gehalt.
2 Grundlagen
Gemäß § 28a Abs. 4 SGB IV, § 7 DEÜV wurde in insgesamt 9 Wirtschaftszweigen seit Januar 2009 bei Eintritt eines neuen Arbeitnehmers die sogenannte Sofortmeldung eingeführt.
Danach muss für neu eingetretene Mitarbeiter mit Beschäftigungsbeginn seit 01.01.2009 in einigen Branchen der Beschäftigungsbeginn per Sofortmeldungen gemeldet werden. Eine Übersicht mit den betroffenen Branchen finden Sie im Dokument Sofortmeldung – Tabelle der betroffenen Wirtschaftszweige.
Die Meldungen müssen bereits vor der Aufnahme der Beschäftigung elektronisch übermittelt werden, damit diese rechtzeitig zur Beschäftigungsaufnahme bei der Datenstelle der Rentenversicherungsträger vorliegen.
Die Unterlassung einer Sofortmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann nach den Bußgeldvorschriften des § 111 SGB IV mit einem Bußgeld bis zu 25.000,00 Euro geahndet werden.
In dem Datenübermittlungsverfahren ist von Seiten der Deutschen Rentenversicherung eine elektronische Rückmeldung der SV-Nummer an den Arbeitgeber vorgesehen, wenn eine Sofortmeldung ohne SV-Nummer erfolgt ist. Für DATEV-Kunden erfolgt diese elektronische Rückmeldung an das DATEV-Rechenzentrum und von dort weiter an die Lohnprogramme LODAS bzw. Lohn und Gehalt. Die Anzeige der Rückmeldung erfolgt in den Detailinformationen Mandant in der Registerkarte RZ-Status.
Warum Sofortmeldungen?
Ziel der Sofortmeldung ist, die Schwarzarbeit in diesen Bereichen zu bekämpfen. Mit dem § 2a Abs. 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz wird der Arbeitgeber verpflichtet, seine Arbeitnehmer nachweislich einmalig auf die Mitführens- und Vorlagepflicht eines Ausweispapiers schriftlich hinzuweisen, wenn diese in den entsprechenden Gewerben beschäftigt sind. Diesen Hinweis muss der Arbeitgeber aufbewahren und auf Verlangen bei einer Kontrolle vorlegen, da ansonsten ein Bußgeld droht.
Liegt bei einer Kontrolle für einen Beschäftigten eine Sofortmeldung nicht vor, ist dies ein Verdachtsmoment auf Schwarzarbeit.
Kopiervorlage für Hinweispflicht des Arbeitgebers
Um Sie bei Ihrer Informations- und Aufklärungspflicht als Arbeitgeber zu unterstützen, haben wir eine Kopiervorlage erstellt, die Sie an die Arbeitnehmer weiterleiten können. Gleichzeitig können Sie die Kopiervorlage auch in Kopie als Nachweis zu Ihren Lohnunterlagen nehmen. Die Kopiervorlage als Word-Datei finden Sie im Dokument Personalfragebögen zur Vorerfassung von Personaldaten (Dok.-Nr. 1035006) |
Welche Wirtschaftszweige sind betroffen?
Folgende Wirtschaftszweige sind betroffen:
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Baugewerbe
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Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
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Personenbeförderungsgewerbe
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Speditions-, Transport- und damit verbundene Logistikgewerbe
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Schaustellergewerbe
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Unternehmen der Forstwirtschaft
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Gebäudereinigungsgewerbe
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Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
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Fleischwirtschaft
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Prostitutionsgewerbe
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Wach- und Sicherheitsgewerbe
Eine Übersicht mit den betroffenen Branchen finden Sie im Dokument:
Bei Fragen zur Vergabe der Betriebsnummer und der Zuordnung zu den entsprechenden Wirtschaftszweigen wenden Sie sich an:
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Betriebsnummern-Service
Tel.: 0800 4 5555 20
Telefax: 0681 988429-1300
Eschberger Weg 68
D - 66121 Saarbrücken
Welche Mitarbeiter sind betroffen?
Die Sofortmeldung muss in den genannten Wirtschaftszweigen für alle Arbeitnehmer erstellt werden – also auch für Büroangestellte, Auszubildende usw. Dies gilt auch für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte (Personengruppen 109 und 110).
Auch die Mitführungspflicht für Ausweispapiere seit 01.01.2009 gilt für alle Arbeitnehmer in den genannten Wirtschaftszweigen.
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Unständig Beschäftigte
Sofortmeldungen sind auch für unständig Beschäftigte zu erstellen. In der Regel wird für unständig Beschäftigte die DEÜV-Anmeldung zusammen mit der Abmeldung (Meldegrund 40) erstellt. Eine separate DEÜV-Anmeldung (Meldegrund 10) erfolgt eher selten. Demzufolge sind ggf. mehrere Sofortmeldungen in einem Monat zu erstellen.
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Probearbeitsverhältnis
Eine Sofortmeldung ist auch für Probearbeitsverhältnisse zu erstatten. Kommt danach kein "normales Arbeitsverhältnis" zustande, muss die Sofortmeldung storniert werden.
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Sofortmeldung für "mitarbeitende Familienangehörige"
Das Gesetz spricht nur von der "Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses" (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Es wird nicht unterschieden, ob es sich um SV-pflichtige oder nicht SV-pflichtige Beschäftigungsverhältnisse handelt. Sollte die Beschäftigung tatsächlich nicht SV-pflichtig und ohne Entgelt sein, so wird nach der Sofortmeldung keine "normale" Anmeldung folgen.
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Zeitarbeitsfirmen / Leiharbeitnehmer
Antwort zur Behandlung von Sofortmeldungen für diese Art Arbeitgeber und weitere finden Sie in der folgenden Aufstellung der Deutschen Rentenversicherung:
FAQ Sofortmeldung (pdf) (Stand: 27.11.2009).
Welche Angaben enthält die Sofortmeldung?
Die Meldung enthält folgende Angaben über den Beschäftigten:
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Familiennamen und die Vornamen
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Versicherungsnummer, soweit bekannt, ansonsten die notwendigen Angaben (Geburtsname, Anschrift, Tag, Ort und Land der Geburt)
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Betriebsnummer des Arbeitgebers und
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Tag der Beschäftigungsaufnahme
Abgrenzung zur Anmeldung per DEÜV
Die Sofortmeldung wird mit Meldegrund 20 direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSVR) in Würzburg übermittelt. Die Anmeldung der Mitarbeiter per DEÜV-Meldung an die Krankenkassen ist weiterhin erforderlich (Meldegrund 10).
Sofortmeldungen vorbereiten
In der Regel sind Sofortmeldungen "Einzelaktionen", die zwischen den einzelnen Lohnabrechnungen erforderlich sind. Bitte berücksichtigen Sie das bei Ihrer künftigen Planung und sorgen Sie dafür, dass Ihnen die erforderlichen Angaben beim Eintritt neuer Mitarbeiter rechtzeitig vor der Aufnahme der Beschäftigung zur Verfügung stehen. |
Beispiel:
Die Abrechnungen und die Stammdaten-Eingaben erfolgen immer zum Ende des Abrechnungsmonats.
Wenn ein Mitarbeiter zum 01.04. eintritt, muss die Sofortmeldung spätestens am 31.03. in das Rechenzentrum gesendet werden. Die Abrechnung für April erfolgt aber erst zum 30.04.
Alternative Erstellung der Sofortmeldung
Es kann vorkommen, dass ein Arbeitnehmer (z. B. in der Gastronomie) an einem Sonntag eingestellt wird. In solchen Ausnahmefällen ist die Steuerberatungskanzlei möglicherweise nicht erreichbar bzw. kann die Sofortmeldung nicht abgesetzt werden.
Sie können die Sofortmeldung mit dem SV-Meldeportal erstellen.
SV-Meldeportal ersetzt sv.net
Das SV-Meldeportal ersetzt das bisherige sv.net. Weitere Informationen: SV-Meldeportal |
Wenn der Beschäftigungsbeginn bereits früher bekannt ist, empfehlen wir Ihnen, die Sofortmeldung rechtzeitig mit den Lohnprogrammen zu erstellen.
3 Elektronische Rückmeldung der Sozialversicherungsnummer
In dem Datenübermittlungsverfahren ist von Seiten der Deutschen Rentenversicherung eine elektronische Rückmeldung der SV-Nummer an den Arbeitgeber vorgesehen. Die Rückmeldung erfolgt elektronisch durch die Deutsche Rentenversicherung an das DATEV-Rechenzentrum, wenn Sofortmeldungen
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ohne Angabe der Versicherungsnummer gesendet wurden oder
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die gemeldete SV-Nummer zwischenzeitlich stillgelegt oder
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die gemeldete SV-Nummer einer anderen Person zugeordnet wurde.
Zurückgemeldet werden neu vergebene oder bereits im Bestand des Rentenversicherungsträgers vorhandene Versicherungsnummern.
Das DATEV-Rechenzentrum bereitet die Rückmeldungen für Sie auf und stellt Ihnen die Informationen zum Abruf durch die Lohnprogramme LODAS und Lohn und Gehalt bereit. Auch wenn die Sozialversicherungsnummer bei Ihrer Sofortmeldung enthalten war, kann es vorkommen, dass die zuständige Stelle trotzdem eine andere zurückmeldet.
In den Lohnprogrammen steht Ihnen das Elektronische Rückmeldeverfahren zur Verfügung. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, die Rückmeldungen im Rechenzentrum abzurufen und direkt in das entsprechende Feld in Ihrem Lohnabrechnungsprogramm zu übernehmen.
Sobald Rückmeldedaten aus den genannten Datenübermittlungsverfahren im DATEV-Rechenzentrum vorliegen, werden die Daten zur Übertragung an Ihren PC bereitgestellt. Um Ihren Arbeitsfluss zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen die automatische Übernahme der zurückgemeldeten Daten. So stellen Sie sicher, dass Sie stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten und alle Rückmeldungen vollständig in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.
Detaillierte Informationen zum elektronischen Rückmeldeverfahren finden Sie im Dokument Elektronisches Rückmeldeverfahren einrichten (Dok.-Nr. 1021675)
4 Besonderheiten
4.1 Verspätete Sofortmeldung
Sofern eine Sofortmeldung nicht rechtzeitig übermittelt wird, "mahnt" die DSRV (Datenstelle der Träger der Rentenversicherung) die betroffenen Arbeitgeber schriftlich mit einem Hinweis, dass die Sofortmeldung spätestens bei Beschäftigungsaufnahme zu übermitteln ist.
Wenn die DEÜV-Anmeldung (Meldegrund 10) bereits gesendet wurde, muss die fehlende Sofortmeldung nachgeholt werden.
5 Weitere Informationen
Weitere Informationen zum Thema Sofortmeldung finden Sie in den Dokumenten: