Digitale Belege per E-Mail senden
Sprache/Language: de en
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Aktuelle Änderungen |
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14.03.2025 |
Kapitel 2.2 Löschen der Absender-E-Mail-Adresse beschrieben |
1 Über dieses Dokument
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie DATEV Upload Mail einrichten und digitale Belege nach DATEV Belegfreigabe online / DATEV Belegfreigabe online comfort oder DATEV Belege online per E-Mail senden.
2 Vorgehen
Um DATEV Upload Mail zu nutzen, wird bei der Konfiguration in DATEV Belege online eine DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse generiert. Die DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse wird je Belegtyp angelegt. Digitale Belege hochladen: Senden Sie Belege im Anhang einer E-Mail von einer bestätigten Absender-E-Mail-Adresse an die entsprechende DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse.
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Um zu erfahren, wie Sie DATEV Upload Mail einrichten, können Sie auch das Klick-Tutorial verwenden. Das Klick-Tutorial führt Sie Schritt für Schritt mit grafischer Unterstützung zur Lösung. |
Klick-Tutorial |
Tipp: Belege gleich nach Erhalt übertragen
Für eine stets aktuelle Buchführung empfiehlt DATEV, Belege gleich nach Erhalt zu übertragen. |
2.1 E-Mail-Adressen einrichten
Um DATEV Upload Mail zu nutzen, müssen Sie mindestens eine Absender-E-Mail-Adresse in DATEV Belege online hinterlegen. Die angelegte Absender-E-Mail-Adresse muss über Ihr E-Mail-Programm bestätigt werden.
| 1. Absender-E-Mail-Adresse einrichten | |
Voraussetzung:
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| Vorgehen: | |
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Im Menü: |
| 2 |
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| 3 |
Absender-E-Mail-Adresse im Feld Meine Absenderadresse hinterlegen. |
| 4 |
Auf Bestätigungs-E-Mail senden klicken. |
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Eine automatisch generierte E-Mail wird zur Bestätigung an die eingetragene Absender-E-Mail-Adresse gesendet. Um die Bestätigung abzuschließen, diese E-Mail öffnen und auf Absenderadresse bestätigen klicken. DATEV Belege online öffnet sich. |
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Mit dem berechtigten Zugangsmedium (DATEV SmartCard, DATEV SmartLogin) anmelden. Die Einrichtung der Absender-E-Mail-Adresse wird bestätigt. |
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Nach erfolgreicher Einrichtung wird der Absender automatisch per E-Mail informiert. In der Information sind zugehörige Visitenkarten (VCF-Format) angehangen. DATEV empfiehlt, die DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse als Kontakt im Adressbuch des E-Mail-Programms zu speichern. |
Anwendungen | 
Belege wählen.
Einstellungen | Upload Mail | Konfigurieren wählen.Wenn Sie die Bestätigungs-E-Mail nicht erhalten haben oder keine Weiterleitung zu DATEV Belege online erfolgt, finden Sie weitere Informationen im Dokument: Absender-E-Mail-Adresse kann nicht bestätigt werden (Dok.-Nr. 1007929)
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Einrichtung in DATEV Belegfreigabe online / DATEV Belegfreigabe online comfort
DATEV Upload Mail kann auch in DATEV Belegfreigabe online und DATEV Belegfreigabe online comfort unter |
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Keine E-Mail-Adressen teilen
Aus Datenschutzgründen empfiehlt DATEV, die DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen nicht mit Dritten zu teilen. |
2.1.1 Weitere Absender-E-Mail-Adressen einrichten
| Weitere Absender-E-Mail-Adressen einrichten | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Menü: |
| 2 |
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| 3 |
Adresse eingeben und auf Bestätigungs-E-Mail senden klicken. |
| 4 |
Mit dem berechtigten Zugangsmedium (DATEV SmartCard, DATEV SmartLogin) anmelden. Die Einrichtung der Absender-E-Mail-Adresse wird bestätigt. |
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Eine automatisch generierte E-Mail wird zur Bestätigung an die eingetragene Absender-E-Mail-Adresse gesendet. Um die Bestätigung abzuschließen, öffnen Sie diese E-Mail und klicken auf Absenderadresse bestätigen. DATEV Belege online öffnet sich. |
Absender hinzufügen klicken.2.1.2 Weitere Belegtypen einrichten
| Weitere Belegtypen einrichten | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Menü: |
| 2 |
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| 3 |
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Die zugehörige DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse wird automatisch generiert. Alle berechtigten Absender werden per E-Mail informiert |
2.2 E-Mail-Adresse löschen
| E-Mail-Adresse löschen | |
| Vorgehen: | |
| 1 |
Im Menü: |
| 2 |
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| 3 |
DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse löschen: Neben der DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse auf Absender-E-Mail-Adresse löschen: Wenn alle Absender-E-Mail-Adressen gelöscht werden sollen: Neben den DATEV Ziel-E-Mail-Adressen
auf Wenn nur einzelne Absender-E-Mail-Adressen gelöscht werden sollen: Neben der gewünschten Absender-E-Mail-Adresse auf |
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Die E-Mail-Adresse ist gelöscht und wird aus den Einstellungen entfernt. An die gelöschte E-Mail-Adresse wird eine Bestätigungs-E-Mail gesendet. Wenn die E-Mail-Adresse versehentlich gelöscht wurde: In der Bestätigungs-E-Mail auf Adresse erneut hinterlegen klicken. Die Konfiguration von DATEV Upload Mail öffnet sich. Die Absender-E-Mail-Adressen und DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen können erneut angelegt werden. |
(Zieladresse löschen) klicken.2.3 Digitale Belege senden und E-Mail-Benachrichtigung einstellen
| Digitale Belege senden | |||
| Voraussetzung:
Um digitale Belege per E-Mail zu senden, müssen folgende Voraussetzungen beachtet werden:
Folgende Punkte werden nicht unterstützt:
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| Vorgehen: | |||
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E-Mail mit digitalen Belegen im Anhang an die DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse senden. Informationen zur automatisierten Weiterleitung von E-Mails: Automatisierte Weiterleitung von E-Mails (Dok.-Nr. 1037960) |
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Die digitalen Belege werden mit dem zugeordneten Belegtyp in den Anwendungen angezeigt: DATEV Belegfreigabe online / DATEV Belegfreigabe online comfort und DATEV Belege online Die Eingangs-E-Mail wird in DATEV Unternehmen online nicht gespeichert und automatisch verworfen. Wenn die E-Mail durch DATEV Upload Mail verarbeitet ist, wird standardmäßig eine Antwort-E-Mail erzeugt. Wählen Sie in der Anwendung Belege | Einstellungen | Upload Mail in der Konfiguration für jede Absender-E-Mail-Adresse, wann eine Benachrichtigung gesendet wird. Auswahlmöglichkeiten: Immer oder Nur bei Fehlern |
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Achtung E-Mail an mehrere DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen senden
Wenn eine E-Mail an mehrere unterschiedliche DATEV-Ziel-E-Mail-Adressen gesendet wird (dies gilt auch für die Felder Cc und Bcc), wird die angehängte Datei entsprechend den gewählten Zielen mehrfach übertragen. Die Übertragungen finden mit Zeitversatz statt. Ein Duplikat wird bei der mehrfachen Verwendung einer DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse in einer E-Mail nicht erstellt. |
Übersicht DATEV Upload-Programme
Um digitale Belege an DATEV Belege online zu übertragen, können folgende DATEV-Programme verwendet werden. In der Übersicht sehen Sie die möglichen Dateitypen je DATEV-Programm:
(X = zulässig, - = nicht zulässig)
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Dateityp |
DATEV Belegtransfer |
DATEV Upload online |
DATEV Upload Mail |
DATEV Upload mobil |
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Informationen zum Produkt |
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Android™ |
iOS® |
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CSV |
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DOC |
X |
X |
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DOCX |
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EML |
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GIF |
X |
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HEIC |
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JPG |
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PDF (inkl. ZUGFeRD) |
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TXT |
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XLSX |
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XML (inkl. XRechnung) |
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ZIP |
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